カナダ移住生活の手帳

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英語のメールの書き方:学校に授業欠席の連絡と手続きすることがあるか質問

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明日、Writing assenment (筆記テスト)があるので練習。

 

テストのお題:

学校を休む時のformal*なメールの書き方。

休む理由は好きにつくっていい。

*日本語で言うところの敬語を使った文書

 

メールのシチュエーション

急に明日から、家族の都合で家に2週間いなくてはいけなくなってしまった。

アリシア先生の午前中のクラスをとっているけど、

この学校のルールでは、

授業を休む時連絡・学校のシステムについての質問などはマイクにメールする決まりになっている。

だから、マイクに授業を休む連絡メールを書く。

また、この学校では長期休暇を取るとクラスのメンバーから一旦席を抜くことになり、次に授業に戻りたい時に席がうまっていると、待機リストに入ることになる。

それは避けたいので、わたしの席をとっておいてもらえるか、聞いてみる。

*わたしが作った作り話 

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欠席連絡の英語メール例文

Title:
Poppo-Afro Absence

 

本文:

Dear Mike,

 

This is Poppo-Afro. I am in Alicia's level5 AM class.  I would like to request a leave of absence for 2 weeks from tomorrow. Unfortunately,  I have some unexpected family matters that requires me to stay home at that time. Is there anything I have to do or any documents that you need from me? Also, would it be possible to keep my place in the class. I am looking forward to hearing from you.

 

Regards,
Poppo-Afro

 

欠席連絡メールを英語で書いて学んだこと

Dear Mike,

 

② This is Poppo-Afro.  I am in Alicia's level5 AM class.  I would like to request a leave of absence for 2 weeks ③ from tomorrow.  ④Unfortunately,  I have some unexpected family matters ⑩ that requires me to stay home at that time. ⑤ Is there anything I have to do or any documents that you need from me?  Also, ⑥ would it be possible to keep my place in the class. ⑦ I am looking forward to hearing from you.

 

⑧Regards,
⑨Poppo-Afro

 

Dear Mike,

Dear は Formal Greeting(礼儀正しい挨拶)

名前のあとは必ずcomma(カンマ),

  • Mr. (男性)
  • Ms.(女性)

をつけるのは、苗字の時だけ。

 ❌ Dear Mr. Mike, 

 ◯  Dear Mike,

 ◯  Dear Mr. Smith,

 

② This is Poppo-Afro.  I am in Alicia's level5 AM class. 

<Starting / 1st line >

メール相手が、担任の先生じゃなくて

生徒の管理してるMikeさんと言うシチュエーションなので、

どのクラスに所属する、誰なのかをまず書く。

教授にメールするときとか、大きい会社で働いてる人とか、

日本語のメールと同じく考えればいい。

 

③fromとsinceの違い

I would like to request a leave of absence for 2 weeks ③ from tomorrow. 

明日から、2週間欠席したいのですが(宜しいでしょうか)。

この時のからは、from

sinceって書いて夫に直してもらった。

理由がわかりやすかったサイト↓

 

④Unfortunatelyが文頭にくるときはカンマをつけて、Becauseの後にはカンマつけない

Unfortunately,  I have some unexpected family matters that would require me to stay home at that time.

ただし、論文とかもっと正式な文章を書くときは、Becauseは文頭に持ってこない方がいいよと先生は言っていた。

もし、上で「Unfortunately, 」じゃなくて

「Because」使うならcommaはなし

Because I have some...

 

このメールの内容だと、突然明日から長期でやすみたいから、Unfortunately,よりこっち使おうかな。

  • Sorry for the short notice,

(突然の連絡で申し訳ないのですが、)

 

⑤ Is there anything I have to do or any documents that you need from me?

最初にわたしが書いてた文
Do I need to write some documents about withdraw?

(何か撤退(長期で休むから)のための書類を書く必要がある?)

これより、

Is there anything

使った方が、「何か〜した方がいいですか?」ってニュアンスだせるよと添削もらった。

 

⑥ would it be possible to keep my place in the class.

「it be」のところを最初「you」って書いてたら、

「it be」の方がいいよと言われた。

you ( Mike )が決めることじゃないからかな?

 

⑦ I am looking forward to hearing from you.

最初書いてた文:

Thank you very much for your consideration.

→『little bit more formar and when they need to consider... 』とコメントいただいた。

つまり、

Thank you very much for your consideration.は、

相手の時間を割いて機会をいただいたり、検討してもらったりした時。

就活でポートフォリオとか resume送る時とか、

プレゼン資料送った時とかかな。

『ご検討いただき、誠にありがとうございます。』

だから、欠席の連絡の時には合わない。

今回は、欠席を伝えて、必要な手続きがあるか質問をしてるから

『ご返信お待ちしております。』のニュアンスの

I am looking forward to hearing from you.

 

カジュアル(informal)にしたい時は、

Look forward to hearing from you!

(返事待ってるねー!的な感じ)

I am -ing じゃなくなっただけで、ニュアンスがかなり変わるので注意。

 

⑧Regards,

Closing(締めの言葉)

これはフォーマルな形式のものなら割となんでも入れて良さそう。

Formalな締めの言葉は、

  • Regards, ( 尊敬を込めて )
  • Sincerely,  ( 真心を込めて )
  • Best regards,
  • Warm regards,

Informalな締めの言葉は

  • Best,
  • Cheers,
  • Love,

とか!

 

そして、言葉の後に必ずcomma(カンマ),


⑨締めの言葉と名前の間には基本スペースを入れない

Regards,

Poppo-Afro

 

『最近は、仕事でもメールのオリジナルデザイン?で一定のスペース開ける人とかもいるけど、基本は改行するだけで、スペース入れない方がいいと思うな』とカナディアンの先生は言っていた。

 

that requires me to stay home at that time.

もっと短くて、シンプルなのは

that I have to deal with.

ノート

  • 『英語には敬語がないんだよー』
    とかどこかで誰かに言われたけど、正しい文、丁寧な文章(言葉)のルール、たくさんある。
    誰だ、こんな適当なこと言い始めた人は、、、。



  • 明日のassesment何も見ないで、これ書けますように。

 

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